经典案例:原来简单的展品运输过程也可以做的如此细致

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展商辅导

经典案例:原来简单的展品运输过程也可以做的如此细致


导语:展品损坏、物料少带、资料丢失、礼品忘带。。。为啥参展商到了展会现场总会发生这些意外?从职业操作的层面说,这就是一个人为的责任事故,很多人把问题归咎于运输公司的不负责任和粗暴执行,但实际上,作为参展商,是完全可以把控整个运输过程的。

今天在电脑上查找资料时看到了14年前的一个文件夹,是关于从深圳将一批较为贵重的摄影器材、展示样品与道具运到上海的文件记录,这次运输的执行细节可以称得上教科书式安排,联想到目前参展商在运输展品时经常会遇到的问题,于是就想大家分享一下,看看当时我的香港同事是如何操作的。


2007年5月,我们集团决定在华东总部(上海)建设一个专业摄影棚,这个摄影棚不仅功能先进,并且在展示方面也参照了美国JCPennery和Walmart的供应商标准,设有多个功能性摄影棚,展览展示风格完全按照欧美风格进行装饰,因此,香港总部需要将从各个国家进口来的摄影器材、装饰品及深圳摄影棚制作的半成品道具运送过来,我作为营销部负责人直接负责本次物品的接收工作,以下是我根据回忆和手头保存的资料进行的整理,有部分记忆已经不太精确了,但我还是尽可能的还原当时的真实场景:


1. 香港市场部根据展出需要,将所有展品、道具和物料分类装箱,在每个包装外标记分装号码,合计87个独立包装品,并将所有包装好的物品拍照编辑成合集,同时,制作EXCEL表格,将所有包装里的物品登记号,形成物料清单;
2. 深圳市场部同事根据香港总部市场部要求,根据物品数量和体积进行联系货运公司,在预订车辆的同时,为运输的物品买了货物运输保险。

3. 装车时,货运公司与我方人员按物料清单进行装车物品核对,货运公司在清点无误后,在货运单上签字;


4. 我方人员将装入卡车的物品摆放状态多角度拍照,并将双方人员上锁的状态与锁上后的卡车状态拍照记录,并在各个照片里能够看到清晰的车牌号码。


5. 我方人员自行购买了4把大锁,分别对应卡车的后门和侧门的4个门页,在双方对装车无误后,用这4把锁将4个门页锁上;我方人员将4把锁的一套钥匙通过航空快递的形式发送给我,其余钥匙全部留在深圳公司,运输方无法接触到钥匙。

6. 深圳市场部在车辆出发后,将物料清单、独立包装的照片、装车现场照片发邮件给到我,并告知货车的到达时间、司机手机号、卡车车牌号;
7. 我在车辆出发后的第二天收到卡车门钥匙,同时将物料清单、独立包装照片、装车照片编辑后彩打出来等待车辆到达;

8. 车辆发出后的第4天上午收到货运公司电话,通知下午到货;我向公司打申请,预留5位工人到摄影棚等候卸货;


9. 下午卡车到达我司摄影棚,我同货运司机共同打开卡车的后门和侧门后,拿出装车时的各角度照片进行对照,发现所有物品均没有移动,于是指示工人开始卸货;同时,我安排市场部一位同事全程录像;
10. 工人每卸一件货,我就当着货运司机的面对照照片进行无破损核对,然后在excel表格中进行打钩和记录,好在当时的运输中无一缺失和破损,我在核对完毕后,在货运司机的货运单上签字确认;
11. 当晚发邮件给香港市场部和深圳市场部,确认完好收货,可以向货运公司支付尾款,到此,运输过程结束。

在整个运输过程的管控看,无疑深圳和香港的同事是非常有经验的,通过以上操作,既做到了物品物料分类清晰,又有效的将所有可能的风险通过细节操作进行防控,并为有可能发生的物品损坏和缺失留下了足够的证据。
虽然,我们在异地参展时,可能会通过多种途径进行展品、道具和物料的运输,但在执行过程中完全可以借鉴以上操作,步骤可以模仿、管理理念可以借鉴。

结语:以上案例实际上是我从业路上给我启发的重要事件之一,也许,我的深圳和香港同事已经不记得14年前的这次运输过程,但他们的专业和敬业精神带给了我很深刻的影响,他们对细节的把握让我不禁感叹,原来看似简单的工作安排也可以执行的如此细致。谨以此文,致敬带给我帮助和启发的同事们!

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